👉 Organiser une convention annuelle : ce qu’il faut savoir
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Si vous êtes sur notre site aujourd’hui, c’est que vous savez qu’organiser une convention annuelle est essentiel pour la vie d’une entreprise. Cet événement corporate répond à divers enjeux qui vous guideront tout au long de votre organisation afin de créer une stratégie événementielle alignée avec vos ambitions.
Grâce à ce séminaire professionnel, vous pourrez :
✔ Renforcer la culture de votre entreprise
✔ Transmettre des objectifs et des valeurs
✔ Engager et motiver vos collaborateurs
✔ Favoriser le networking et la cohésion d’équipe
Alors, qu’est-ce qui est le plus important pour vous ? Prenez le temps d’y réfléchir, car une fois que vous aurez la réponse à cette question, vous pourrez avancer sereinement sur les étapes suivantes.
🎯 Convention annuelle : Quel format adopter ?
Le format d’une convention entreprise est un élément clé : il doit être cohérent avec votre ADN et adapté à vos objectifs. Qu’il s’agisse de la durée de l’événement corporate, du lieu, des animations, ou de l’ambiance générale, chaque détail compte.
📅 Durée de votre convention annuelle
Votre séminaire professionnel doit-il durer 1 jour ? 2 jours ? Plus ? Cela dépend de nombreux facteurs.
✔ Participants internationaux ou nationaux ? Prévoyez un minimum de 2 jours pour compenser les temps de trajet.
✔ Objectifs de votre événement ? Une convention courte sera plus impactante si elle est rythmée et immersive, tandis qu’un format plus long permettra de profondément ancrer vos messages.
✔ Budget et logistique : Plus l’événement dure, plus il nécessite d’anticipation sur l’hébergement, la restauration et les activités.
💡 Votre agence événementielle vous accompagnera dans le choix d’un format sur-mesure et non un simple copier-coller d’événements standards.
📍 Choix du lieu : fixe ou itinérant ?
Un lieu emblématique ou une destination renouvelée chaque année ? Nos clients hésitent souvent.
✔ Varier les destinations si vous avez le temps d’organiser ces changements : cela crée de l’attente et de l’enthousiasme.
✔ Conserver un lieu unique simplifie la logistique et peut renforcer votre ancrage territorial ou raconter une histoire forte.
Peu importe votre choix, votre convention doit avant tout vous ressembler.
🎭 Présence de team building : un must ?
Fréquemment, nous proposons d’associer l’organisation de la convention anuelle de nos clients avec un team building afin de mêler l’utile à l’agréable comme le dit bien l’expression. En effet quoi de mieux que de fédérer les équipes après avoir transmis les ambitions de la société ? Cela peut se matérialiser sous forme d’activités collaboratives mais évidemment vous pouvez également rester sur des sessions purement informatives. Jeux sportif, escape game, challenge en tout genre : tout est imagineable si vous souhaitez mettre en place un team building. Vous pouvez également surprendre en mettant en place pourquoi pas un salon qui ferait intervenir vos prestataires ou un autre format permettant de méler informations et participations.
🎉 Ambiance et tonalité : formelle ou festive ?
La tonalité de votre convention est également essentielle à déterminer avant : souhaitez-vous que ça soit formel ? festif ? un doux mélange des deux ? Est-ce que vous mettez une importance de la convivialité dans l’expérience ? Cela pourra donner de multiples indications sur l’organisation de celui-ci comme ajouter :
🎤 Une soirée de gala ?
🎧 Un concert privé ?
🎭 Des animations immersives ?
Tout est possible pour créer une expérience mémorable et engageante !
👥 Convention annuelle : Qui est le public cible ?
Les participants à votre convention entreprise permettront aussi de vous aguiller sur le séminaire sur-mesure à mettre en place.
🎟️ Participants : qui convier ?
D’abord il faut vous demander : est-ce que cette convention annuelle est à destination de tous les collaborateurs ou un public spécifique ? Par exemple il n’est pas rare d’organiser des :
✔ Séminaire managers
✔ Séminaire nouveaux entrants
✔ Séminaire cadres ou CODIR
Vous pouvez également structurer votre événement pour que chaque typologie d’invités trouve son intérêt grâce à des ateliers dédiés.
🏗️ Programme sur-mesure : doit-on segmenter ?
Pour la segmentation il s’agit de créer des modules interactifs et ateliers spécifiques qui seraient propre à chacun. L’idée est de mettre en place des sessions adaptées selon les services, niveaux hiérarchiques.
✔ Modules interactifs adaptés aux services ou aux niveaux hiérarchiques.
✔ Sessions spécifiques, pour un ROI ou ROO plus précis.
✉️ Logistique des invités : points clés
Un bon système d’inscription en ligne peut fluidifier l’organisation :
✔ Gestion des sessions (choix des ateliers).
✔ Prise en compte des régimes alimentaires.
✔ Organisation des hébergements et transports.
🎤 Convention annuelle : Quel message faire passer ?
Organiser un événement c’est un excellent levier de communication événementielle car le message d’entreprise est un engagement collaborateurs fort.
🗣️ Mode de communication : Top-down ou interactif ?
Le mode de communication doit être choisi en amont de votre événement. Que ce soit au niveau des discours des dirigeants et même des échanges participatifs, il faut savoir si vous souhaitez encourager la prise de parole et le feedback. Par exemple pendant votre séminaire, allez-vous autoriser les sessions de questions/réponses ?
📽️ Formats de présentation : dynamiser le contenu
L’idée pour votre convention annuelle est de créer une keynote inspirante. Que ce soit en format table ronde ou avec du storytelling immersif : l’idée est de créer des présentations dynamiques et visuelles.
🎭 Moments forts et engagement des participants
Afin d’engager les participants nous pouvons également vous proposer des animations interactives : que ça soit de la gamification, des quiz en live ou même une dance cam. Le principe ? Filmer votre convention en temps réel et mettre en valeur vos invités sur l’écran géant en leur demandant de dancer ou de recopier un émoji. Une animation novatrice et fédératrice !
✨ Convention annuelle : Un univers immersif pour marquer les esprits
Si vous souhaitez organiser une convention annuelle originale, nous pouvons vous proposer une scénographie événementielle, une décoration immersive ou une personnalisation événement d’entreprise.
🎭 Faut-il choisir un thème ?
Nous préconisons souvent à nos clients, selon leur univers évidemment, de choisir un thème en cohérence avec l’image de la marque.
🚀 Futuriste
🪐 Spatial
🎭 Cinéma
Ensuite nous proposons une déclinaison de cette thématique sur l’ensemble de l’événement (décor, dress code, animations). Cela permet de faire en sorte que les participants se souvienne de votre événement comme “la convention super-héros” et non “la convention 2021”.
🎨 Décoration et mise en scène : une expérience mémorable
La décoration permet également une meilleure mémorisation de l’événement et si vous partez sur un lieu emblématique et similaire chaque année, cela permettra de différencier votre séminaire d’une année à l’autre. Vous pouvez miser sur une personnalisation des espaces selon les valeurs de l’entreprise, des décorations immersives, des jeux de lumière, des mapping vidéo et bien plus encore, que vous ayez ou non choisi un thème.
🔄 Convention annuelle : L’après-événement, un levier stratégique
Un événement ne s’arrête pas après le rangement de votre convention, bien au contraire. Il est conseillé de faire un bilan séminaire, un retour sur investissement événementiel et une communication post-événement.
📸 Créer un souvenir impactant
L’idée est de proposer un reportage photo avec un live et post-événement. Cela permettra à vos collaborateurs de se replonger dans l’état d’esprit transmis lors de votre convention et ainsi d’encore gagner en attachement à la marque. Cela peut aussi se faire avec des vidéos récapitulatives et best-of, envoyée d’un coup ou pourquoi pas, partiellement chaque semaine afin de créer une réelle rémanence.
✔ Reportage photo et vidéos best-of.
✔ Récap vidéo hebdomadaire pour maintenir l’engagement.
📲 Valoriser l’événement sur les réseaux sociaux
Votre événement, bien qu’il soit interne, a aussi une véritable vocation à être partagé à l’externe afin de faire parler de votre marque employeur via des publications LinkedIn, Instagram ou même Tiktok. Vous pouvez par exemple imaginer des témoignages collaborateurs qui augmenteraient l’engagement de la communauté, autour d’une photo de groupe ou autre.
📊 Mesurer l’impact de la convention
Enfin, chez INNOV’events nous mettons toujours en place un rendez-vous de débrief et perspective afin d’analyser les retombées internes et externes de votre événement. Cela peut se faire via :
✔ Débriefing avec indicateurs clés (ROI, satisfaction, engagement).
✔ Enquête post-événement pour recueillir des insights précis.
Alors, vous avez répondu à toutes les questions ?
Votre agence événementielle locale peut vous aider à structurer, optimiser et sublimer votre convention annuelle.
📞 Contactez-nous pour gagner du temps et donner à votre événement l’envergure qu’il mérite ! 🚀
Votre agence évènementielle Annecy (74) se déplace partout en Rhône Alpes.
annecy@innov-events.fr
Votre agence évènementielle Angers (49) se déplace partout dans le Maine-et-Loire.
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Votre agence évènementielle Avignon (84) se déplace partout en Provence.
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Votre agence évènementielle Besançon (25) se déplace partout en Franche Comté.
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Votre agence évènementielle Bordeaux (33) se déplace partout en Gironde.
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Votre agence évènementielle Strasbourg (67) se déplace partout en Alsace.
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