Qu’elles soient numériques ou papier, les invitations sont le premier aperçu de votre soirée d’entreprise. C’est pourquoi il est impératif de les envoyer de manière appropriée. En collaboration avec INNOV’Events, leader français de l’événementiel d’entreprise avec plus de 40 agences à travers le pays, nous allons explorer la question : Quand et comment envoyer les invitations pour une soirée d’entreprise ?
Planifier en avance
Pour une soirée d’entreprise réussie, il est vital de se rappeler que la préparation est la clé. Envoyer vos invitations trop tard peut entraîner un manque de participation ou des conflits d’agenda de la part de vos invités. D’un autre côté, les envoyer trop tôt pourrait les faire oublier. En général, il est recommandé de les envoyer environ un mois avant l’événement.
Choisir le bon format
Avec l’avènement du numérique, les invitations peuvent être envoyées de deux manières : en format électronique ou physique. Chaque format a ses avantages : les invitations électroniques sont économiques et idéales pour les entreprises à l’ère du papier zéro, tandis que les invitations papier ajoutent une touche personnelle qui peut être plus appréciée par certains destinataires.
Garantir la pertinence du contenu
Une fois que vous avez déterminé le format, le contenu est la prochaine étape cruciale. Assurez-vous d’inclure tous les détails pertinents, tels que la date, l’heure, le lieu, le code vestimentaire, et tout autre information qui peut favoriser la participation. Votre invitation doit captiver l’attention de votre public et lui donner envie de participer.
Personnalisez l’invitation
Une invitation personnalisée est un moyen sûr de rendre votre événement mémorable. Vous pouvez choisir d’ajouter le nom de chaque invité sur l’invitation, ou de personnaliser le design en fonction du thème de l’événement. En faisant appel à une agence événementielle professionnelle comme INNOV’Events, vous serez assuré de produire des invitations d’une qualité exceptionnelle.
Optez pour une communication suivie
Après l’envoi des invitations, il est important de suivre l’engagement de vos invités. Cela peut impliquer de leur envoyer des rappels ou des informations supplémentaires pour les garder intéressés. A nouveau, collaborer avec une agence expérimentée comme INNOV’Events peut faciliter ce processus et garantir un taux de participation élevé.
En conclusion, l’envoi d’invitations pour une soirée d’entreprise est un processus qui demande de la planification, du soin et de l’attention. Avec plus de 10 ans d’expérience dans l’événementiel corporate, INNOV’Events peut être le partenaire idéal pour vous aider à créer et à envoyer vos invitations de la manière la plus efficace possible.
