Les conseils pour organiser votre événement en extérieur

L’arrivée des beaux jours laisse maintenant place à l’imagination pour l’organisation d’événements extérieurs. Fête d’entreprise, team building, garden party… Tous ces événements réalisés en extérieurs permettent d’ajouter un côté chaleureux et d’offrir une expérience immersive à vos collaborateurs. En choisissant un cadre extérieur, cela vous offre la possibilité d’organiser un événement original et créatif. Toutefois, même si cela peut être excitant, vous pouvez également être intimidé par tous les défis qui pourrait rendre cette organisation complexe. 

Chez INNOV’events, nous comprenons l’importance de chaque détail pour garantir le succès d’un événement en extérieur et l’anticipation des défis potentiels fait partie de notre ADN ! C’est pourquoi dans cet article, nous vous livrons nos meilleurs conseils pour pouvoir anticiper et imaginer un événement unique et fédérateur à vos participants. 

Les défis d’un événement en extérieur

Afin d’anticiper au mieux votre préparation et pour avoir une idée complète de ce qu’il va vous attendre lors de la réalisation de votre événement, voici la liste des défis liés à l’extérieur : 

• Le lieu :

C’est l’une des première problématique à laquelle vous allez être confronté. Que ce soit la recherche d’un lieu qui réponde à vos attentes, la disponibilité de celui-ci, l’organisation de l’espace, l’identification des endroits dangereux… En choisissant le lieu grâce à des critères bien précis, cela vous évitera bien des problèmes et vous fera certainement gagner du temps !

• Les intempéries :

Lorsque l’on fait un événement en extérieur, la météo devient notre ennemi numéro un ! Que ce soit trop de soleil ou pas assez, une rafale de vent ou un orage, vous n’êtes pas à l’abri des intempéries. 

• La date :

Sans surprise, vous ne serez pas les seuls à organiser un événement en extérieur. La saison des beaux jours est très prisée dans le milieu de l’événementiel et le choix d’une date à l’avance devient précieux.

• Le choix de la nourriture :

Le fait d’être en extérieur laisse place à la créativité pour le moment du repas ou encore de l’apéritif. Pourtant, les contraintes liées à ce cadre peuvent vite être dérangeantes et le choix d’un repas facile d’accès est alors nécessaire.

• Le mobilier & la décoration :

Le vent, la pluie, l’herbe… Cela n’est pas propice à tout type d’ameublement. Par conséquent, prendre en compte cette problématique vous permettra d’anticiper au mieux votre événement en extérieur.

• La gestion des déchets :

Les lieux en extérieur ne possèdent pas tous des équipements en matière de déchets. Si vous attendez un certain nombre de personnes faites attention de ne pas oublier ce détail qui pourrait vite gâcher votre événement.

• Les insectes :

Le beau temps n’arrive jamais seul, en effet, les insectes sont souvent présents et davantage en extérieur. Que ce soient les mouches, les moustiques, les guêpes… Il faut y penser en amont afin de ne pas les laisser gâcher votre événement.  

• Les équipements techniques :

Le choix des équipements techniques en extérieur est deux fois plus important qu’en intérieur. Vous partez d’une page blanche : pas de lumière, pas d’électricité, pas d’enceintes… C’est à vous de prévoir les équipements nécessaires et adaptés afin que votre moment soit le plus réussi possible. 

• La nuit :

Si votre événement se passe en soirée, vous devez également faire attention aux problématiques lorsqu’il fait nuit : froid, obscurité, risques supplémentaires, impact sur le voisinage… 

Les indispensables pour votre évènement en extérieur 

Avant de vous partager nos meilleurs conseils pour vos événements en extérieur, il est essentiel que vous maîtrisiez les fondamentaux afin d’appréhender au mieux cet environnement. 

Concernant le lieu, il est primordial de choisir un endroit isolé pour minimiser les nuisances sonores et offrir à vos invités un cadre tranquille. Vous pouvez également choisir un lieu avec un endroit en intérieur afin d’éviter les intempéries lors de votre événement. Ensuite, délimitez très clairement l’espace de votre événement en indiquant les entrées, les sorties, les sorties de secours,… Afin de gérer au mieux la foule et d’assurer la sécurité des participants. Dans le même esprit, pensez à ajouter de la signalétique à votre lieu pour guider vos invités et qu’ils puissent se repérer. N’oubliez pas de faire une visite technique du site en amont pour repérer les risques potentiels de votre lieu tel que les plantes toxiques ou encore le terrain irrégulier. Cela vous permettra également d’identifier les avantages naturels du lieu tels que les points d’eau. 

Pour les intempéries, il est essentiel de toujours avoir un plan B en cas de mauvais temps (chapiteau, locaux). En plus de ce plan B, pensez à mettre en place des parasols, des tentes et des chapiteaux pour éviter les problèmes de fort soleil ou de pluie. Il est important de vous renseigner sur la météo plusieurs fois en amont de votre événement afin d’évaluer les solutions qui s’offrent à vous. Vous pouvez adapter vos activités en trouvant un avantage à la météo lorsque cela est possible. Par exemple, si vous organisez une activité sportive et qu’il pleut, vous pouvez parler de dépassement de soi. 

Concernant le repas, faites le choix d’un repas facile d’accès tel qu’un buffet ou encore un barbecue. 

Pour le mobilier, n’oubliez pas d’adapter vos meubles à l’extérieur : un mobilier léger, qui résiste aux problématiques extérieures comme le changement de temps. 

À propos du son et de la lumière, privilégiez des équipements adaptés et identifiez bien vos espaces afin de prévoir assez de matériels pour votre événement (haut-parleurs relais, norme de câblage en extérieur, scène). N’oubliez pas de bien tester votre matériel avant de commencer votre événement. 

Nos meilleurs conseils pour votre événement d’entreprise en extérieur

Vous êtes sur le point de découvrir les conseils de nos experts de l’événementiel pour vous aider à réussir au mieux votre événement en extérieur. Ces conseils sont à mettre en place sans modération !

Opter pour une décoration en hauteur 

Lorsque l’on organise un événement en extérieur, le terrain à tendance à être plat et la décoration peut vite être monotone. Jouer avec la verticalité et ajouter des éléments comme des fanions, des ballons ou des guirlandes va vous permettre de transformer l’atmosphère de votre lieu en lui apportant du dynamisme. La dimension verticale va changer l’ambiance de votre événement et y ajouter une touche vivante et élégante. 

Définir des zones 

Définir des zones va vous permettre d’optimiser l’expérience de vos collaborateurs en ajoutant une touche d’originalité à votre événement. Créer des zones dédiées, telles que l’espace détente, l’espace restauration, l’espace animations permettra de faciliter la circulation et de créer des ambiances différentes au sein d’un même lieu. Pensez à mettre en place des zones d’ombres avec des tentures pour soulager vos invités du soleil. De plus, vous pouvez créer un espace caché, loin des regards de vos participants, cela vous permettra de gérer toute la partie logistique telle que le stockage des cartons. Cette zone pourra également servir de quartier général pour vos équipes pour coordonner les différentes missions et garantir le bon déroulement de l’événement. 

Le kit canicule 

Lors des fortes chaleurs, renseignez-vous sur la météo de votre lieu et mettez, si besoin, un kit canicule en place. Un kit canicule est une petite attention faite à vos invités. Celui-ci contient plusieurs objets au design de votre événement qui contre la chaleur comme un ventilateur, un éventail, de la crème solaire, des lunettes de soleil, des pistolets à eau… Ces accessoires vous permettront de personnaliser vos événements sans dénoter l’ambiance de ces derniers. 

Raintoday : connaître la météo en temps réel 

Cette application gratuite va vous permettre de connaître la météo du lieu de votre choix en temps réel. Cette dernière possède un radar à haute résolution et propose des alertes de pluie en direct. En cas d’événement en extérieur, vous serez alors prévenu à l’avance et vous pourrez mettre en place les outils nécessaires en amont des intempéries. 

Un repas rapide et efficace 

Quoi de mieux qu’un repas rapide d’installation et d’accès pour votre événement en extérieur. 

Pour cela, pensez au food truck ! Il en existe de tous les styles et avec un choix de plats divers. Vous pourrez en choisir un dans le thème de votre événement, il vous permettra de servir vos invités de manière rapide tout en restant dans l’ambiance de ce dernier.

Si le food truck ne vous convient pas, pourquoi ne pas opter pour le bar à tartinade ? Ce dernier est très tendance en ce moment, il désigne un assortiment de bocaux avec un type de tartinade à l’intérieur. Pour les goûts à vous de choisir, il en existe au saumon, aux olives, à l’avocat…  De quoi ravir vos invités le tout dans une ambiance champêtre et créative.  

Le calendrier de marronniers 

Ce calendrier disponible en ligne vous présente tous les événements clés par date. Cela peut être intéressant pour le choix de votre date, mais également de votre thème. En effet, il existe de nombreuses fêtes qui pourraient rendre votre événement unique. De plus, cela vous évite de placer votre événement le même jour qu’une grande date. 

Anticipation des déchets 

Afin d’avoir le moins de déchets possibles lors de votre événement, pensez à adopter un mode de pensée écologique. Vous pouvez prévoir des éléments sans déchets tels que des verrines zéro déchets. Ces dernières ne possèdent pas de papier ou de verre et sont entièrement comestibles. De quoi ajouter une plus-value à votre repas et adopter un mode de consommation respectueux de l’environnement. Si vous anticipez au mieux le nombre d’emballages de votre événement, cela évitera une surcharge de déchets. 

Le pack insecticide 

Dans la même logique que le kit canicule, vous pouvez également mettre en place un pack insecticide pour répondre à la problématique des insectes. Dans ce dernier, vous pouvez y intégrer des spray anti-moustiques, des bougies et lampes spéciales insectes, des bracelets anti-moustiques… Cela évitera à vos invités d’être embêté par les insectes et leurs piqûres.

Le choix des sanitaires

Lors du choix de vos sanitaires, n’oubliez pas de vous poser les bonnes questions : vous souhaitez des sanitaires dans le thème de votre événement, il y aura du trafic… 

Pour toutes ces problématiques, penser à des toilettes qui sortent de l’ordinaire et qui vous faciliteront la vie ! Par exemple, intégrer des toilettes pratiques et originales, comme les urinoirs pour femmes ! Ce système d’urinoirs en forme d’hélice va permettre aux femmes de gagner du temps. Ce concept est très connu au Danemark et commence à se populariser en France. De quoi ajouter une dimension insolite à votre événement. 

Si vous cherchez des toilettes plus responsables, optez pour des toilettes sèches. Une manière intelligente d’ajouter une dimension écologique à votre événement. 

Le mobilier plein air  

Pour éviter les problèmes de vent et de nappe qui s’envole quoi de mieux que de ne pas mettre de nappe. Optez pour un joli mobilier sans nappe vous permettra de dire adieu aux problèmes liés au vent et vous offrira la possibilité de mettre en avant vos meubles sans les cacher. 

Si vous tenez malgré tout à mettre une nappe, choisissez des accroches nappes. Un achat à usage multiple qui vous servira pour bon nombre de vos événements. 

Le kit soirée  

Lorsque votre événement à lieu de nuit, il est important de penser à certains éléments contre le froid. Dans votre kit soirée, vous pouvez y intégrer des plaids, des braseros (feux de bois), un feu de camp… Cela permettra à vos invités de continuer à profiter de votre événement dans une ambiance plus sereine et calme. 

Et voilà ! Vous connaissez quelques secrets pour un événement en extérieur réussi. Malgré tout, organiser un événement dans des conditions extérieures reste une charge conséquente. Ne cherchez plus, faites appel à une agence événementielle pour garantir le succès de votre événement en extérieur !

Contactez-nous pour l’organisation de votre événement en extérieur.