Votre entreprise a un ou plusieurs besoins en communication, organisation d’événements et animations événementielles ? Vous vous demandez s’il est plus rentable d’internaliser ou d’externaliser vos besoins événementiels ?
Sécuriser ses événements
Internaliser sa communication événementielle permet d’avoir une connaissance pointue des cibles et donc de développer un événement qui leur ressemble.
Toutefois faire appel à un organisateur d’événements professionnels, c’est sécuriser ses évènements. Vous n’aurez plus à vous soucier des demandes d’autorisation, des normes de sécurité ou simplement de la gestion des prestataires : l’agence événementielle s’occupe de TOUT.
La législation 
évoluant très rapidement, votre agence événementielle se tient informée de toutes les nouveautés afin de sécuriser votre événement au maximum.
Prestataire incompétent, qui est en retard ou pire encore qui ne vient pas du tout : travailler pour la première fois avec un fournisseur est une prise de risque. Faire appel à un professionnel de l’événementiel c’est aussi avoir à disposition un meilleur carnet d’adresses de prestataires. Toujours à jour, toujours de qualité et… toujours moins cher ! Évidemment, les agences événementielles étant bien souvent fidèles à leurs prestataires (traiteurs, animations événementielles,.. ), elles bénéficient de prix plus intéressants.
L’événementiel étant un monde en constante évolution, faire appel à une agence événementielle professionnelle vous permettra d’avoir une vision 360° et toujours innovante du domaine.
Maîtriser sa stratégie de communication annuelle
Ensuite, grand nombre d’entreprises choisissent d’externaliser leur communication événementielle uniquement lorsque leurs besoins sont ponctuels. Cependant, une agence événementielle est en mesure de vous accompagner tout au long de l’année. Ceci présente notamment l’avantage de créer une véritable stratégie de communication événementielle en lien avec vos ambitions et vos besoins. En passant par une agence événementielle, vous aurez à travers différentes rencontres dans l’année, un suivi des missions à travers un retro-planning et un pilotage précis des actions menées.
Les agences événementielles se placent en tant que conseiller afin de vous offrir des stratégies pertinentes en lien avec vos objectifs. Maîtriser sa stratégie de communication événementielle annuelle c’est : plus de créativité, plus de professionnalisme et un gain de temps !
Optimiser son budget annuel
Vous vous demandez s’il ne serait pas plus rentable de payer un salarié plutôt qu’un prestataire externe à votre entreprise ?
Il faut savoir que faire appel à une agence événementielle c’est également rentabiliser son événement d’entreprise. En plus des prix plus attractifs que nous avons déjà évoqués plus haut, fixer des objectifs permet de rentabiliser son évènement.
Une agence événementielle ayant une présence nationale permet également d’obtenir des prix plus intéressants grâce à des centrales d’achat.
Votre agence événementielle peut également vous apporter des conseils sur des plans de financements par des partenaires qui ont déjà fait leurs preuves sur plusieurs événements clients.
Dans l’ensemble des cas, votre agence événementielle étant dans une démarche de conseil, celle-ci vous conseillera toujours au mieux afin d’avoir un retour sur investissement (R.O.I).
Gagner du temps et de l’argent
Lorsque l’on internalise sa communication événementielle, pas besoin d’attendre le prochain RDV pour valider une idée. Entre deux couloirs, le projet peut avancer.
Néanmoins, si la gestion du temps est un élément important au sein de votre société, faire appel à une agence événementielle est une bonne option.
Ainsi, l’organisation de votre événement n’empiète pas sur le temps de travail de vos collaborateurs. Cela n’atteint donc pas leur productivité.
Une agence événementielle, connaissant toutes les ficelles du métier, va passer moins de temps sur le dossier qu’un salarié. Celle-ci étant rémunérée à l’heure, votre entreprise avancera plus rapidement et plus efficacement en passant par de la sous-traitance.
Le projet s’établit plus vite lorsque ce sont des professionnels qui s’en occupent. Vos agences événementielles vous proposent par exemple un interlocuteur unique afin de limiter les échanges multiples (notamment grâce à une facturation globale et non un paiement par prestataires).
Des outils de gestion de projets à distance dont un retro-planning (avec déroulé détaillé de votre projet), des comptes-rendu de réunions vous seront partagé. Faire appel à une agence événementielle c’est aussi se libérer de la mise en place (ex. coordination matérielle et transport)
Démarquez-vous de vos concurrents et innovez !
Internaliser sa communication événementielle permet une forte connaissance des concurrents et du secteur d’activité ce qui offre une personnalisation au plus proche des besoins et des envies de votre cible (ex. cycle d’achat : pour vendre une voiture, il faut d’abord l’essayer) .
Toutefois, faire appel à une agence événementielle, c’est toujours faire preuve de créativité. De plus, elles ont l’expérience de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Votre organisateur d’événements vous propose de stimuler les 5 sens avec de la création scénographique et thématique.
Votre événement sera ultra-personnalisé à votre image et vos couleurs : des supports de communication, au lieu, au mobilier…
De plus, faire appel à un regard externe sur votre entreprise et sa stratégie de communication avec une agence riche de ses expériences est définitivement une force et un moyen de se démarquer des concurrents dans votre secteur d’activité. Une agence événementielle vous apportera un nouveau regard, une nouvelle idée. Nous saurons adapter des concepts qui fonctionnent dans d’autres marchés pour innover dans le vôtre.
Pourquoi externaliser sa communication événementielle ?
La transparence du devis, des prix indiqués
- Devis détaillé,
- Délais précis,
- Conditions de vente compréhensibles,
- Indication du nombre d’intervenants présent,
- Durée de la prestation indiquée,
- Modalités de paiement claires.
Une négociation des prix
- Un appel d’offre
- Un interlocuteur unique
- Choisir INNOV’events c’est la garantie d’avoir un interlocuteur unique pendant toute la durée du projet.
- Coordination de tous les fournisseurs qui travaillent sur votre événement.
Une centrale d’achats groupés
- Pour avoir une meilleure compétitivité au niveau des prix. Nous travaillons généralement avec des prestataires fidèles ce qui nous permet de bénéficier de tarifs préférentiels et donc de diminuer votre devis au maximum.
Un sens à vos actions
- Nous mettons en place un dispositif cohérent avec votre marque et le message que vous voulez faire passer.
Un suivi
- Mise en place d’un document en ligne privé et confidentiel qui vous permet à tout moment de voir les budgets et de connaître l’avancement des étapes de préparation de votre événement.
La mise en place d’une charte de confidentialité
Une sélection de lieux testés et approuvés
Un casting et un briefing du personnel dédié à votre événement.
La garantie du détail
- Les attentions du chefs. Les petits détails font toute la différence et la réussite d’un événement ne déroge pas à la règle. Exemple : cadeau sur le lit à l’arrivée dans la chambre ou création de badges personnalisée.
- Autres exemples : votre logo mis en avant continuellement, photos souvenirs, dégustations, surprises, petite attention lors du départ, etc…
Pour conclure, faire appel à une agence événementielle est un choix judicieux que ce soit pour un événement ponctuel ou une stratégie de communication par l’événement annuelle. La meilleure recette : travailler en collaboration avec une personne (ex. dirigeant, cadre type chef des ventes, responsable RH, responsable marketing…) ou un service interne à l’entreprise . Un duo gagnant !
Vous êtes convaincus ?
Contactez votre agence événementielle de proximité !
